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IL CICLO ACQUISTI E PAGAMENTI

Il ciclo acquisti e pagamenti è caratterizzato da tutte quelle attività relative all'acquisizione di beni e servizi ed al correlato pagamento dei debiti nei confronti dei fornitori

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Le operazioni di acquisto generalmente iniziano con la formalizzazione della richiesta di acquisto da parte di un ufficio o reparto aziendale, che la inoltra all'ufficio acquisti.

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Quest'ultimo, dopo aver vagliato le offerte da parte dei fornitori, predispone un ordine da inoltrare al fornitore selezionato.

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Alla ricezione dei beni o servizi, l'azienda rileva il costo e la correlata passività (debito)  nei confronti del fornitore.

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Infine l'azienda paga il fornitore.

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Di seguito le principali fasi del ciclo acquisti e pagamenti:

Le fasi del processo

FABBISOGNO

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ORDINE

RICEZIONE

FATTURAZIONE

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PAGAMENTO

FABBISOGNO

Esistenza di una necessità di business

I dipendenti di uno specifico ufficio/reparto aziendale inoltrano una richiesta all'ufficio acquisti per l'approvvigionamento di:

  • servizi 

  • materiali per il ciclo produttivo (magazzino)

  • materiali di consumo

  • immobilizzazioni.

 

Valutazione della necessità di business

La richiesta è rivista generalmente dall'ufficio acquisti, ciò al fine di valutare che la richiesta sia una valida necessità di business e solo allora approvarla. L'ufficio acquisti in seguito si occuperà di ottenere delle proposte di approvvigionamento presso i fornitori e di selezionare la proposta ed il fornitore preferito.

fabbisogno

ORDINE

Ordine dei beni/servizi

  • Creazione ordine di acquisto

  • Approvazione dell'ordine di acquisto

  • Invio dell'ordine di acquisto al fornitore

  • Accettazione da parte del fornitore dell'ordine di acquisto

  • Acquisti centralizzati vs decentralizzati

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Monitoraggio

  • Monitoraggio delle consegne attese

  • monitoraggio degli ordini inevasi

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RISCHI OPERATIVI

  • Gli acquisti non sono effettuati puntualmente, traducendosi nell'incapacità di far fronte alle esigenze del cliente o del business

  • Eventuali duplicazioni di ordini di acquisto hanno come conseguenza beni e servizi in eccesso, non richiesti dal business con ulteriore richio deperibilità del magazzino e immobilizzazione di risorse finanziarie

  • Le alternative a  basso costo non sono considerate

  • Benefici derivanti da economie di scala e da sconti di acquisto non sono considerati

  • Dipendenza eccessiva da un fornitore o da un numero limitato di fornitori

ordine

RICEZIONE

Al ricevimento beni

  • Il fornitore consegna i beni

  • Riconoscimento ricevimento beni

  • Controllo consegna

  • Accettazione o rifiuto dei beni

  • I beni rispecchiano l’ordine di acquisto

  • I beni rifiutati sono resi

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Ricevimento servizi

  • Il fornitore presta il servizio

  • Confronto del servizio prestato con le aspettative o con l’ordine di acquisto

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RISCHI OPERATIVI

  • Le esigenze operative e di business non sono soddisfatte a causa di acquisti non realizzati

  • La qualità dei beni ricevuti non è in linea con le aspettative di business

  • Le consegne non sono processate puntualmente, conducendo quindi a ritardi nella produzione

ricezione

FATTURAZIONE

In linea con il rapporto contrattuale il fornitore invierà la fattura. L'azienda si occuperà pertanto di effettuare le seguenti attività:

 

Verifica delle fatture

3-way matching (controllo qualità, quantità: Ordine vs Bolla vs Fattura ovvero 2-way matching: Ordine vs Fattura)

Approvazione della fattura

Tolleranze

Fatture sospese

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Contabilizzazione delle fatture

Registrazione delle fatture (ai fini fiscali - imposte dirette ed indirette - e gestionali contabilità analitica e/o industriale)

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RISCHI OPERATIVI

  • ​Eccessivo numero di fatture processate dallo staff addetto

  • Eccessivo numero di fatture manuali

  • Eccessivo numero di fatture che non rispecchiano gli ordini di acquisto.

fatturazione

PAGAMENTO

Autorizzazione delle transazioni di pagamento

  • Generazione automatica di gruppi/registri di pagamento

  • Non è richiesta un’approvazione esplicita se esiste un severo controllo sull’approvazione degli ordini ed il matching (l’approvazione è implicita)

  • Controlli autorizzativi severi sono richiesti su pagamenti manuali/non-PO

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Selezione delle transazioni per il pagamento

  • Creazione di gruppi/registri di pagamento

  • Selezione automatica in base alle condizioni di pagamento

  • Selezione manuale/pagamenti sospesi

  • Revisione dei gruppi/registri di pagamento

  • Una volta selezionato il pagamento, questo non può essere nuovamente selezionato

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Scrittura dei pagamenti

  • Basata sui gruppi/registri di pagamento

    • Assegni manuali o stampati (poco rilevante in Italia)

    • Tramite bonifico bancario

    • Home Banking/Internet banking

  • Estrazione automatica dei dettagli del fornitore dal master file

  • Aggiornamento dei conti debiti verso fornitori

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Monitoraggio

  • Riconciliazione dei saldi bancari con i pagamenti

  • Revisione dei pagamenti doppi

  • Conti fornitori/Riconciliazione creditori

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RISCHI OPERATIVI

  • Metodi di pagamento inappropriati negoziati con i fornitori portano a costi eccessivi

  • Mancato sfruttamento dei vantaggi connessi a sconti e/o interessi addizionali dovuti a ritardato pagamento dei fornitori

  • Processi di approvazione dei pagamenti troppo complessi dovuti al mancato sfruttamento della funzionalità del sistema

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pagamento
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