IL CICLO ACQUISTI E PAGAMENTI
Il ciclo acquisti e pagamenti è caratterizzato da tutte quelle attività relative all'acquisizione di beni e servizi ed al correlato pagamento dei debiti nei confronti dei fornitori
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Le operazioni di acquisto generalmente iniziano con la formalizzazione della richiesta di acquisto da parte di un ufficio o reparto aziendale, che la inoltra all'ufficio acquisti.
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Quest'ultimo, dopo aver vagliato le offerte da parte dei fornitori, predispone un ordine da inoltrare al fornitore selezionato.
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Alla ricezione dei beni o servizi, l'azienda rileva il costo e la correlata passività (debito) nei confronti del fornitore.
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Infine l'azienda paga il fornitore.
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Di seguito le principali fasi del ciclo acquisti e pagamenti:
FABBISOGNO
Esistenza di una necessità di business
I dipendenti di uno specifico ufficio/reparto aziendale inoltrano una richiesta all'ufficio acquisti per l'approvvigionamento di:
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servizi
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materiali per il ciclo produttivo (magazzino)
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materiali di consumo
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immobilizzazioni.
Valutazione della necessità di business
La richiesta è rivista generalmente dall'ufficio acquisti, ciò al fine di valutare che la richiesta sia una valida necessità di business e solo allora approvarla. L'ufficio acquisti in seguito si occuperà di ottenere delle proposte di approvvigionamento presso i fornitori e di selezionare la proposta ed il fornitore preferito.
ORDINE
Ordine dei beni/servizi
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Creazione ordine di acquisto
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Approvazione dell'ordine di acquisto
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Invio dell'ordine di acquisto al fornitore
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Accettazione da parte del fornitore dell'ordine di acquisto
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Acquisti centralizzati vs decentralizzati
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Monitoraggio
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Monitoraggio delle consegne attese
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monitoraggio degli ordini inevasi
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RISCHI OPERATIVI
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Gli acquisti non sono effettuati puntualmente, traducendosi nell'incapacità di far fronte alle esigenze del cliente o del business
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Eventuali duplicazioni di ordini di acquisto hanno come conseguenza beni e servizi in eccesso, non richiesti dal business con ulteriore richio deperibilità del magazzino e immobilizzazione di risorse finanziarie
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Le alternative a basso costo non sono considerate
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Benefici derivanti da economie di scala e da sconti di acquisto non sono considerati
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Dipendenza eccessiva da un fornitore o da un numero limitato di fornitori
RICEZIONE
Al ricevimento beni
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Il fornitore consegna i beni
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Riconoscimento ricevimento beni
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Controllo consegna
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Accettazione o rifiuto dei beni
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I beni rispecchiano l’ordine di acquisto
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I beni rifiutati sono resi
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Ricevimento servizi
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Il fornitore presta il servizio
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Confronto del servizio prestato con le aspettative o con l’ordine di acquisto
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RISCHI OPERATIVI
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Le esigenze operative e di business non sono soddisfatte a causa di acquisti non realizzati
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La qualità dei beni ricevuti non è in linea con le aspettative di business
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Le consegne non sono processate puntualmente, conducendo quindi a ritardi nella produzione
FATTURAZIONE
In linea con il rapporto contrattuale il fornitore invierà la fattura. L'azienda si occuperà pertanto di effettuare le seguenti attività:
Verifica delle fatture
3-way matching (controllo qualità, quantità: Ordine vs Bolla vs Fattura ovvero 2-way matching: Ordine vs Fattura)
Approvazione della fattura
Tolleranze
Fatture sospese
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Contabilizzazione delle fatture
Registrazione delle fatture (ai fini fiscali - imposte dirette ed indirette - e gestionali contabilità analitica e/o industriale)
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RISCHI OPERATIVI
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​Eccessivo numero di fatture processate dallo staff addetto
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Eccessivo numero di fatture manuali
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Eccessivo numero di fatture che non rispecchiano gli ordini di acquisto.
PAGAMENTO
Autorizzazione delle transazioni di pagamento
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Generazione automatica di gruppi/registri di pagamento
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Non è richiesta un’approvazione esplicita se esiste un severo controllo sull’approvazione degli ordini ed il matching (l’approvazione è implicita)
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Controlli autorizzativi severi sono richiesti su pagamenti manuali/non-PO
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Selezione delle transazioni per il pagamento
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Creazione di gruppi/registri di pagamento
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Selezione automatica in base alle condizioni di pagamento
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Selezione manuale/pagamenti sospesi
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Revisione dei gruppi/registri di pagamento
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Una volta selezionato il pagamento, questo non può essere nuovamente selezionato
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Scrittura dei pagamenti
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Basata sui gruppi/registri di pagamento
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Assegni manuali o stampati (poco rilevante in Italia)
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Tramite bonifico bancario
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Home Banking/Internet banking
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Estrazione automatica dei dettagli del fornitore dal master file
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Aggiornamento dei conti debiti verso fornitori
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Monitoraggio
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Riconciliazione dei saldi bancari con i pagamenti
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Revisione dei pagamenti doppi
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Conti fornitori/Riconciliazione creditori
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RISCHI OPERATIVI
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Metodi di pagamento inappropriati negoziati con i fornitori portano a costi eccessivi
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Mancato sfruttamento dei vantaggi connessi a sconti e/o interessi addizionali dovuti a ritardato pagamento dei fornitori
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Processi di approvazione dei pagamenti troppo complessi dovuti al mancato sfruttamento della funzionalità del sistema
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